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Anforderungen Erheben

Ergreife die Chancen. Arbeite online.

Anforderungsworkshops

MeetingSphere ist die Workshop-Lösung zur Erfassung von Anforderungen, zum Umgang mit unterschiedlichen Interessen und Persönlichkeiten und zur Bewertung und Priorisierung in der Gruppe.

Auf die Frage, was sie an MeetingSphere besonders schätzen, nennen Business-Analysten und Projektmanager meistens

  • Wegfall der Notwendigkeit, sich an einem Ort zu treffen
  • Reduzierung von Voreingenommenheit und unzulässiger Einflussnahme
  • Zügige und detaillierte Erfassung von Anforderungen
  • Messung von Konsens und Adressierung von Konflikten
  • Einfache Anwendung von Entscheidungsregeln
  • Effizienzgewinne durch Digitalisierung
  • Automatische Dokumentation und Export zu Excel
Stakeholders competing for attention

Wegfall der Notwendigkeit, sich an einem Ort zu treffen

MeetingSphere ermöglicht es Business Analysten und Projektmanagern, Anforderungs- und andere Workshops online durchzuführen. Das beschleunigt und senkt den Aufwand wie die Kosten dramatisch.

Virtuelle Workshops

  • vereinfachen die Suche nach einem Termin, an dem die richtigen Personen teilnehmen können
  • vermeiden Verzögerungen bei der Ansetzung des Workshops
  • senken die Zahl der notwendigen Einzelinterviews
  • ermöglichen Beiträge vor und nach dem Meeting - auch von terminlich verhinderten Teilnehmern

Reduzierung von Voreingenommenheit und unzulässiger Einflussnahme

Die Erhebung von Anforderungen ist anspruchsvoll. Die Aufgabe kann in traditionellen Workshops zusätzlich dadurch erschwert, dass einzelne Stakeholder Macht und Einfluss oder persönliche Dominanz ins Spiel bringen, wo sie nicht hingehören. Die MeetingSphere-Arbeitsbereiche helfen in mehrfacher Hinsicht, faire Bedingungen für alle Teilnehmer zu schaffen:

Beitragen können und gehört werden. Teilnehmer können sich äußern und werden gehört, wenn sie etwas zu ‚sagen‘ haben, ohne darauf warten zu müssen, an die Reihe zu kommen. Dominante Persönlichkeiten haben keine Möglichkeit, das Gespräch zu monopolisieren.

Anonymität. Mit MeetingSphere können Moderatoren Beiträge mit dem Namen des Beitragenden kennzeichnen oder mit einer ‚Team-Bezeichnung‘. Oder sie können anonym brainstormen, abstimmen oder diskutieren. Anonymität erleichtert Offenheit durch die Beseitigung sozialer Barrieren wie etwa Hierarchie („Das darf mein Chef aber nicht hören“) oder die Angst, bloßgestellt zu werden, sich lächerlich zu machen oder anderen auf die Füße zu treten. Auch Loyalitätspflichten oder geschuldete Gefallen „Sie hat mich letzte Woche im Meeting X unterstützt, da muss ich mich jetzt revanchieren“) können der Arbeit zur Sache im Wege stehen. Alle diese Hindernisse werden durch Anonymität für die Dauer der Aktivität ausgeschaltet. (mehr erfahren)

Interaktivität. In MeetingSphere-Diskussionen sind alle Beiträge sofort für alle sichtbar. Das ermöglicht den Teilnehmern, sofort zu reagieren: Mit stützenden oder entgegenstehenden Fakten und Argumenten oder mit Fragen, etwa nach weiteren Einzelheiten oder Beispielen. Auf diese Antworten und Fragen kann wiederum sofort geantwortet werden, ohne erneut darauf zu warten, das Wort erteilt zu bekommen.

Inklusivität. Die Möglichkeit, sich schriftlich zu äußern, bindet eher introvertierte Teilnehmer besser ein, indem sie ihnen das gleichberechtigte Beitragen erleichtert. Das gilt auch für Teilnehmer, die sich im Nachteil fühlen, weil die Workshop-Sprache nicht ihre Muttersprache ist. Das schriftliche Verfassen eines Beitrags ist weit weniger belastend, als das mündliche Vorbringen des Arguments vor einer möglicherweise als ungeduldig oder kritisch empfundenen Gruppe.

Stilles Wissen. Unter den oben genannten Bedingungen interagieren die Teilnehmer spontan. Dadurch werden Beiträge angeregt, auf die die Teilnehmer in einem traditionellen Meeting gar nicht gekommen wären. MeetingSphere erschließt solch stilles Wissen. (mehr erfahren)

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Projektmanager und Business-Analysten Anforderungen mit MeetingSphere umfassender und ausgewogener erheben können, als mit konventionellen Mitteln möglich. Alle Bedarfs- und Anspruchsträger finden Gehör. Sie werden durch eine offene und faire Vorgehensweise eingebunden, bevor Entscheidungsregeln angewendet werden, die das unterschiedliche Gewicht der Stakeholder berücksichtigen. Das steigert die Akzeptanz und die Verbindlichkeit der Ergebnisse nachhaltig.

Zügige und detaillierte Erfassung von Anforderungen

Mit MeetingSphere stimmt nicht mehr, dass zwar alle gemeinsam singen aber nur jeweils einer reden kann: MeetingSphere beseitigt die Beschränkung, dass aus einer Gruppe von Menschen nur jeweils einer Person Gehör geschenkt werden kann. MeetingSphere macht auch Schluss damit, dass eine Gruppe nur jeweils ein Thema diskutieren kann, obwohl nicht jedes Thema für alle Mitglieder der Gruppe von Interesse ist. MeetingSphere hilft Gruppen zudem, sich auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist.

MeetingSphere überwindet die bekannten Schwächen konventioneller Workshop-Methodiken durch

  • Gleichzeitige Eingabe, die allen Teilnehmern erlaubt beizutragen, ohne aufeinander warten zu müssen.
  • Parallele Bearbeitung mehrere Themen, die Teilnehmern ermöglicht sich auf die Anforderungen zu konzentrieren, an denen sie interessiert sind oder zu denen sie etwas beizutragen haben.
  • Priorisierung, die Listen bei Bedarf noch im Workshop eindampft und den Teilnehmern erlaubt, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren
  • Prompts (Ankerpunkte oder -Fragen), die sicherstellen, dass alle wichtigen Aspekte abgedeckt und analysiert werden, etwa Zusammenhänge (oder Konflikte) mit anderen Anforderungen, alternative Anforderungen, Erfolgsindikatoren, Auswirkungen auf Unternehmensziele oder was auch immer das Projektteam über Anforderungen einer bestimmten Kategorie wissen muss.

Messung von Konsens und Adressierung von Konflikten

Im Abstimmungsarbeitsbereich können die Moderatoren von Anforderungs-Workshops jede beliebige Liste von Abstimmungsgegenständen nach einem oder mehreren Kriterien bewerten lassen.

Abstimmungen werden regelmäßig verwendet, um:

  • Anforderungen für die weitere Bearbeitung im Workshop zu priorisieren
  • Gegenstände durch Positionierung in Matrizen (im Koordinatensystem) zu kategorisieren
  • Entscheidungen strukturiert vorzubereiten (zu informieren)
  • Entscheidung unter Anwendung von Entscheidungsregeln zu treffen

Das Ergebnis jeder Bewertung ist tabellarisch und grafisch unmittelbar verfügbar. Hoch bewertete Anforderungen sind auf einen Blick erkennbar ebenso wie Anforderungen, die niemand für wirklich relevant hält. Die normierte Standardabweichung gibt die Einheitlichkeit der Bewertung an. Gegenstände, die stark unterschiedlich bewertet wurden, sind gesondert markiert.

In manchen Fällen genügt es zu wissen, dass bezüglich einer Anforderung Uneinigkeit herrscht. In anderen Fällen ist es interessant herauszufinden, ob der Dissens durch die gesamte Gruppe verläuft oder zwischen Gruppen von Stakeholdern, was bei einer Abstimmung mit Team-Kennzeichen problemlos möglich ist.

In vielen Fällen investieren Projektmanager und Business-Analysten etwas Zeit, um genauer zu ermitteln was los ist. Im Diskussionsarbeitsbereich können sie mehrere Themen parallel zur Diskussion stellen, und zwar anonym, mit Team-Kennzeichnung oder namentlich. Fragen wie „Warum sind wir verschiedener Meinung bezüglich dieser Anforderungen?“ und „Wie können wir Übereinstimmung erzielen?“ decken in kürzester Zeit die Interessen und Annahmen auf, die den Dissens verursachen.

Widersprüchliche Annahmen lösen sich häufig unmittelbar in der Diskussion auf. Gegensätzliche Interessen können auf angemessene Weise noch im Workshop oder nach dem Workshop adressiert oder zur späteren Beachtung in der Stakeholder-Tabelle vermerkt werden.

Einfache Anwendung von Entscheidungsregeln

Manche Stakeholder sind gleicher als andere. Das gilt jedenfalls für die meisten Projekte, in denen die Anspruchs- und Bedarfsträger in der Stakeholderanalyse präzise nach Macht und Interesse oder anhand ähnlicher Matrizen eingestuft werden. MeetingSphere hilft dabei, Entscheidungsregeln zu anzuwenden, die die Ungleichheit der Stakeholder berücksichtigen.

Wenn die Gruppe im Workshop befugt ist, Entscheidungen zu treffen, dann tun die Teilnehmer dieses meist, nachdem sie die infrage kommenden Dinge nach den relevanten Kriterien bewertet haben. Wenn einzelne Stakeholder(gruppen) über ein Veto verfügen, oder bestimmte qualifizierte Mehrheiten erforderlich sind, dann können solche Regeln einfach implementiert werden, indem Abstimmungen mit Team-Kennzeichen durchgeführt werden. Bewertungen können zudem gewichtet, aggregiert, verglichen und gefiltert werden und zwar transparent, in ‚Echtzeit‘, direkt im Workshop.

Falls die Gruppe lediglich aufgefordert ist, eine Entscheidungsgrundlage für Dritte zu schaffen, dann ist diese Entscheidungsgrundlage fundierter und strukturierter als die Ergebnisse konventioneller Workshops. Der Abstimmungsarbeitsbereich aggregiert Daten, wie gewünscht. Wenn Entscheidungen nach Abschluss des Workshops getroffen werden, können Moderatoren die Daten einfach nach Excel exportieren zwecks entscheidungsgerechter Aufbereitung.

Effizienzgewinne durch Digitalisierung

Wenn Projektmanager und Business Analysten über MeetingSphere sprechen, dann sind sie sich einig, dass ihre Workshops nicht nur leichter durchführbar, sondern auch deutlich schneller und produktiver geworden sind. Die Möglichkeit, „doppelt so viel in der halben Zeit zu erledigen mit besserem Ergebnis“ beruht auf

  • der gleichzeitigen Bearbeitung durch alle Teilnehmer (mehr erfahren)
  • der Beseitigung sozialer Hemmnisse, sich mitzuteilen (mehr erfahren)
  • der Vermeidung persönlicher Voreingenommenheit (mehr erfahren)
  • der einfachen Organisation und Reorganisation von Informationen
  • der klaren Priorisierung und Konzentration auf das Wesentliche (mehr erfahren)

Erfolgreiche Workshops können als Vorlagen (Templates) gespeichert werden, was die Vorbereitung künftiger Workshops vereinfacht und beschleunigt. Projekt Management Offices nutzen Templates, um die Produktivität zu verbessern und Best Practice in der Organisation zu verbreiten.

Automatische Dokumentation und Export von Ergebnissen

Alle MeetingSphere-Arbeitsbereiche sind selbstdokumentierend. Das bedeutet, das sämtliche Beiträge zu einem MeetingSphere Workshop erfasst werden und per Mausklick in ein Folgemeeting kopiert werden können. (mehr erfahren)

Für die weitere Bearbeitung in anderen Werkzeugen und Systemen speichern Moderatoren die Inhalte des Workshops als Excel-Datei. Ein vollständiges Protokoll erzeugen sie per Knopfdruck als Word-Dokument.

Kollaborativ - Effizient - Dynamisch

Produktivere Meetings - Jetzt!

MeetingSphere One

49 /Monat
Business Meetings mit Ergebnissen
  • Funktionsumfang für produktive Meetings und Webkonferenzen
  • Persönliches Meeting Center
  • Unbegrenzte Meetings und Teilnehmer
  • Arbeitsbereich 'Brainstorm'
  • Arbeitsbereich 'Diskussion'
  • Arbeitsbereich 'Abstimmung'
  • Arbeitsbereich 'Präsentation'
  • Sprachkonferenz
  • Bildschirmübertragung
  • Automatisches Word-Protokoll

MeetingSphere One

$ 49 /Monat
Business Meetings mit Ergebnissen
  • Funktionsumfang für produktive Meetings und Webkonferenzen
  • Persönliches Meeting Center
  • Unbegrenzte Meetings und Teilnehmer
  • Arbeitsbereich 'Brainstorm'
  • Arbeitsbereich 'Diskussion'
  • Arbeitsbereich 'Abstimmung'
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  • Sprachkonferenz
  • Bildschirmübertragung
  • Automatisches Word-Protokoll

MeetingSphere One

£ 39 /Monat
Business Meetings mit Ergebnissen
  • Funktionsumfang für produktive Meetings und Webkonferenzen
  • Persönliches Meeting Center
  • Unbegrenzte Meetings und Teilnehmer
  • Arbeitsbereich 'Brainstorm'
  • Arbeitsbereich 'Diskussion'
  • Arbeitsbereich 'Abstimmung'
  • Arbeitsbereich 'Präsentation'
  • Sprachkonferenz
  • Bildschirmübertragung
  • Automatisches Word-Protokoll

MeetingSphere Pro

99 /Monat
Professionelle Workshops
  • Funktionsumfang für professionelle Moderation
  • Persönliches Meeting Center
  • Unbegrenzte Meetings und Teilnehmer
  • Arbeitsbereich 'Brainstorm Pro'
  • Arbeitsbereich 'Diskussion Pro'
  • Arbeitsbereich 'Abstimmung Pro'
  • Arbeitsbereich 'Präsentation Pro'
  • Sprachkonferenz
  • Bildschirmübertragung
  • Automatisches Word-Protokoll

MeetingSphere Pro

$ 99 /Monat
Professionelle Workshops
  • Funktionsumfang für professionelle Moderation
  • Persönliches Meeting Center
  • Unbegrenzte Meetings und Teilnehmer
  • Arbeitsbereich 'Brainstorm Pro'
  • Arbeitsbereich 'Diskussion Pro'
  • Arbeitsbereich 'Abstimmung Pro'
  • Arbeitsbereich 'Präsentation Pro'
  • Sprachkonferenz
  • Bildschirmübertragung
  • Automatisches Word-Protokoll

MeetingSphere Pro

£ 79 /Monat
Professionelle Workshops
  • Funktionsumfang für professionelle Moderation
  • Persönliches Meeting Center
  • Unbegrenzte Meetings und Teilnehmer
  • Arbeitsbereich 'Brainstorm Pro'
  • Arbeitsbereich 'Diskussion Pro'
  • Arbeitsbereich 'Abstimmung Pro'
  • Arbeitsbereich 'Präsentation Pro'
  • Sprachkonferenz
  • Bildschirmübertragung
  • Automatisches Word-Protokoll