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FAQ - Erste Schritte

FAQ - Erste Schritte

Die Anmeldeseite, auf der Sie sich mit Benutzername (email) und Kennwort authentifizieren, finden Sie unter der Internetadresse login.meetingsphere.com. Sie können die Anmeldeseite auch über den Menüpunkt "Login" von dieser wWebsite öffnen. Setzen Sie in Ihrem Browser ein Lesezeichen für diese Seite. Auf Ihrem Smartphone fügen Sie sie am besten Ihrer 'Home Screen' hinzu.

MeetingSphere sendet Ihnen die URL der Anmeldeseite und das erste Kennwort an die Emailadresse zu, die sie bei Abschluss der Subskription als Benutzernamen angegeben haben. Die Email hat die Bezeichnung „Ihre MeetingSphere Anmeldeinformationen“.

Melden Sie sich auf der Login-Seite mit der Emailadresse an, die Sie als Ihren Benutzernamen festgelegt haben.

Fordern Sie gegebenenfalls ein neues Kennwort an.

Bitte beachten Sie das Teilnehmer Ihre Meetings unter der spezifischen Internetadresse Ihres Meeting Centers betreten. Diese ist nach dem Muster 12345678.meetingsphere.one oder 87654321.meetingsphere.pro aufgebaut und wird durch eine meetingspezifischen Zusatz ergänzt, etwa 12345678.meetingsphere.one/montagsbesprechung.

Erzeugen Sie ein Meeting mit dem „Plus“-Knopf des Meeting Centers oder kopieren Sie ein vorhandenes Meeting. Dann gehen Sie die folgenden Schritte:

  1. Betreten Sie das neue Meeting über den gleichnamigen Button.
  2. Erzeugen Sie gegebenenfalls benötigte Arbeitsbereiche (z.B. Brainstorm, Diskussion, Abstimmung) mit „Plus“
  3. Teilen Sie den Teilnehmern die Adresse des Meetings mit dem „Einladen“-Button mit.
  4. Öffnen Sie das Meeting für Teilnehmer mit dem Schalter „Meeting öffnen“

Die Teilnehmer rufen das Meeting per Klick auf den zugesandten Link auf und betreten es unter Angabe ihres Namens und ihrer Emailadresse. Die Sprachkonferenz beginnt automatisch.

Kern der Einladung ist die Mitteilung der Internetadresse (URL), unter der Teilnehmer das Meeting betreten können. Diese URL, etwa ‚12345678.meetingsphere.one/aabbddee‘ wird automatisch erzeugt. Wenn Sie mögen, können Sie einen sprechenden Namen vergeben, etwa ‚12345678.meetingsphere.one/montagsmeeting‘.

Die URL teilen Sie den Teilnehmern mithilfe des „Einladen“-Buttons mit, den Sie im oberen Bereich der Agenda-Übersicht finden. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:

  1. „Einladung mit URL versenden“
    öffnet das Standardemailprogramm Ihres Computers und kopiert die Eckdaten des Meetings in das Textfeld.
  2. „URL in Zwischenablage kopieren“
    kopiert die Eckdaten des Meetings in den Zwischenspeicher, aus dem Sie sie in ein beliebiges Medium einfügen können, etwa einen Chat, XING, LinkedIn, Facebook oder Twitter.

Teilnehmer rufen die Login-Seite des Meetings per Klick auf die URL auf. Falls Sie das Meeting noch nicht geöffnet haben, wird eine Warteseite angezeigt. Bei bereits geöffnetem Meeting bittet die Anmeldeseite die Teilnehmer um deren Namen und Emailadresse.

Die Anzahl ihrer Teilnehmer hängt davon ab, was Sie erreichen wollen. Grundsätzlich können Sie jedoch mit MeetingSphere weitaus großzügiger einladen als zu traditionellen Meetings. MeetingSphere Meetings vertragen ohne weiteres die doppelte oder dreifache Teilnehmerzahl, ohne dass die Teilnehmer nur herumsitzen. Mit MeetingSphere kann jeder beitragen, der etwas zu sagen hat. Die technische Skalierbarkeit ist praktisch nie der begrenzende Faktor.

Die fehlende Beschränkung Ihres Nutzungsrechts bedeutet natürlich nicht, dass die Zahl der von MeetingSphere unterstützten Benutzer unendlich ist. Während MeetingSphere ausgezeichnet skaliert und alles unterstützt, was gemeinhin als 'Meeting' bezeichnet wird, dient es nicht der Informationsübertragung (Broadcasting) an sehr viele Menschen. In der Praxis hängt die Zahl der gleichzeitig unterstützten Teilnehmer ab von der Art Ihres Meetings und, vor allem, der Qualität der Geräte und der Netzwerkinfrastruktur Ihrer Teilnehmer. Zudem gibt es Teilnehmergrenzen jenseits derer bestimmte Meetingprozesse nur noch eingeschränkt gut funktionieren, völlig unabhängig von der technischen Skalierbarkeit von MeetingSphere. Die folgenden Beispiele basieren auf Daumenregeln:

  1. Sprachkonferenzen werden ab 10 Teilnehmern generell auf „Sprechtastenbetrieb“ umgeschaltet. Im Sprechtastenbetrieb drücken Teilnehmer, die etwas sagen wollen, einfach ihre „Sprechtaste“ und legen los. Das ist viel unkomplizierter als das traditionelle Handheben stummgeschalteter Teilnehmer, die darauf hoffen müssen, dass ihr Mikrofon (oder Telefon) vom Gastgeber freigeschaltet wird.
  2. Ein dynamisches Brainstorming mit 30 hochengagierten Teilnehmern kann Ideen schneller generieren als die Teilnehmer problemlos aufnehmen können. In einem solchen Fall könnten Sie den Prozess verlangsamen wollen, obwohl MeetingSphere mit sehr viel mehr Ideen und Teilnehmern keinerlei Problem hätte.
  3. Ein zeitversetztes ‚Meeting‘, also ein Meeting, das über einen längeren Zeitraum offen bleibt, damit die Teilnehmer zu einem selbst gewählten Zeitpunkt beitragen können, unterstützt hunderte Teilnehmer.
  4. Für eine Bildschirmübertragung, bei der sich mehrere Teilnehmer gemeinsam hinter einer ungenügend leistungsfähigen Firewall befinden, kann sich diese Firewall als begrenzende von MeetingSphere unbeeinflussbare Engstelle erweisen.

'Unbegrenzte Meetings' bedeutet, dass Sie eine beliebige Anzahl von Meetings gleichzeitig laufen lassen können. Sie könnten, zum Beispiel, eine reguläre Webkonferenz veranstalten, bei der die Teilnehmer (virtuell) präsent sind, während im Hintergrund mehrere (asynchrone) Meetings laufen, deren Teilnehmer zeitlich unabhängig voneinander beitragen.

In der Praxis ist die Zahl gleichzeitiger Meetings durch zwei Faktoren begrenzt:

  1. Durch Ihre Fähigkeit, den Überblick über mehrere gleichzeitige Meetings zu bewahren, wobei Sie nur ‚in‘ jeweils einem Meeting sein können.
  2. Durch die Sprachkonferenz, die Ihre (des Leiters) Anwesenheit in dem relevanten Meeting erfordert.

Na klar. Es gibt keine Obergrenze für parallel laufende Meetings.

In der Praxis ist die Zahl der gleichzeitig durchführbaren Meetings durch zwei Faktoren begrenzt:

  1. Ihrer Kapazität, viele Meetings zu steuern und den Überblick zu behalten. Sie können schließlich immer nur an einem ‚Ort‘ sein.
  2. Die Sprachkonferenz erfordert Ihre (des Leiters) Anwesenheit.

Das bedeutet, dass Sie so viele reguläre Meetings mit Sprachkonferenz durchführen können, wie sie wollen, aber nur nacheinander. Dagegen ist die Zahl parallel im Hintergrund laufender zeitversetzter Meetings nur von Ihrer Fähigkeit beschränkt, den Überblick zu behalten.

Nicht durch MeetingSphere.

Sie sollten Ihren vermittels der MeetingSphere Werkzeuge hart arbeitenden Teilnehmern aber hin und wieder eine Pause gönnen. Anders als in traditionellen Meetings, in denen man meist ohnehin den Mund halten muss, ist es mit MeetingSphere kaum möglich, im laufenden Meeting zwischendurch unbemerkt und ohne etwas zu verpassen eine Mütze Büroschlaf nachzuholen.

Das gilt natürlich nicht für zeitversetzte Meetings, zu denen Teilnehmer vollkommen unabhängig voneinander beitragen. Solche Meetings können Sie beliebig lange laufen lassen./p>

Bitte beachten Sie, dass Meetings, deren Enddatum abgelaufen ist und die 24 Stunden lang keine Aktivität zeigen, automatisch für Teilnehmer geschlossen werden. Die Festlegung eines weiter in der Zukunft liegenden Enddatums liegt natürlich ganz bei Ihnen. Die Frist der Inaktivität können Sie in den Einstellung Ihres Meeting Centers anpassen

Ja. Die MeetingSphere Benutzeroberfläche (GUI) ist aktuell in Deutsch und Englisch verfügbar. Beiträge sind selbstverständlich in jeder Sprache möglich.

Ob Ihr Meeting Center sowohl Deutsch als auch Englisch anbietet, legen Sie unter dem Punkt ‚Meeting Center‘ Ihres persönlichen Menüs fest, welches Sie in der Werkzeugleiste Ihres Meeting Centers finden.

Unabhängig von der Einstellung Ihres Meeting Centers können Sie die Sprache der Benutzeroberfläche und des Meeting-Protokolls für jedes Meeting gesondert festlegen. Die Auswahl treffen Sie im ‚Grundlagen‘-Tab der Meeting-Einstellungen unter ‚Mehr‘.

Bitte beachten Sie, dass sich die Spracheinstellungen lediglich auf die Benutzeroberfläche und vorgefertigte Textbausteine des Meeting-Protokolls (Word) auswirken. Inhalte können selbstverständlich in beliebiger Sprache verfasst sein, so auch Chinesisch, Japanisch, Koreanisch, Griechisch oder Russisch, sofern das Betriebssystem des jeweiligen Computers über den notwendigen Zeichensatz verfügt.

Sie können Ihr Meeting Center gestalten, indem Sie

  1. den Namen Ihrer Organisation auf der Login-Seite anzeigen
  2. Ihr Logo im Vorraum (dem Haltebildschirm) des Meetings einblenden
  3. das Deckblatt des automatischen Meeting-Protokolls mit Ihrem Logo ausstatten

Sie können für einzelne Meetings gesonderte Logos hochladen.

Die MeetingSphere Werkzeuge sind selbstdokumentierend. Das bedeutet, dass alle Teilnehmerbeiträge, Anweisungen des Leiters usw. automatisch Eingang finden in das automatische Word Protokoll, das Sie aus dem Protokoll-Tab des Meeting-Cockpits per Knopfdruck erzeugen können.

Von Haus aus enthält das Protokoll sämtliche Beiträge, exakt so wie sie von den Teilnehmern eingegeben wurden. In MeetingSphere passen Sie das Protokoll Ihren Bedürfnissen an, indem Sie Informationen abwählen, die weggelassen werden sollen. Zur weitergehenden Bearbeitung inklusive Rechtschreibprüfung verwenden Sie Word.

Zur Weiterverarbeitung von Inhalten in anderen Programmen wie etwa Excel, laden Sie die Inhalte einfach über das Kopiermenü des jeweiligen Arbeitsbereichs herunter.

Für schnellstmögliche Antworten auf Ihre Fragen, konsultieren Sie bitte:

  1. FAQ Erste Schritte

  2. FAQ Subskriptionen und Bezahlen

  3. FAQ Technologie

oder die Online Hilfe, die Sie auch aus der Werkzeugleiste Ihres Meeting Centers aufrufen können.

Wenn diese Materialien keine befriedigende Antwort liefern, wenden Sie sich für alle Fragen