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Compliant

MeetingSphere unterstützt Regeltreue und Integrität.

Integrität und Compliance

Echte Versehen sind ein Fall für die Qualitätssicherung, keine Frage der Integrität.

‘Versehen’ in der Absicht, vorgeschriebene Wege abzukürzen, sind etwas ganz anderes. Auf den ersten Blick dienen solche ‘Abkürzungen’ meist dem Wohl des Unternehmens oder der Abteilung – nie dem Eigennutz. Danach soll es auch aussehen. Wenn es dem größeren Ganzen dient, ist es einfacher weg zu sehen oder mitzumachen.

Näher betrachtet, erweist sich die Sache als Schwindel. Gemogelt wird letztlich immer aus persönlichen Gründen: Um Vorgaben zu erreichen. Um den Bonus zu verdienen, befördert zu werden oder nicht gefeuert. Um gut dazustehen oder zumindest besser. Um frühere Fehler zu vertuschen. 

Jeder Fall ist anders. Aber wenn der Schaden eingetreten und die Sache aufgeflogen ist, ähneln sich die Geschichten: Allgemeiner Unglaube, dass etwas so lange im Verborgenen laufen konnte. Oft jahrelang. Viele müssen mitgespielt, ja mitgewirkt haben. Noch viel mehr müssen davon gewusst haben oder hätten davon wissen können. Wie ist das möglich unter ganz normalen ‘untadeligen’ Menschen?

Was also ist hier los? Wahrscheinlich Allzumenschliches. Gier und Maßlosigkeit können eine Rolle spielen. Aber sie erklären nicht warum so viele, die dabei nichts zu gewinnen haben, so lange mitspielen.

Bei den meisten Skandalen müssen hunderte von Meetings stattgefunden haben, in denen relevante Sachverhalte besprochen und entschieden wurden. Wenn man den Protokollen glaubt, wurden in diesen Meetings keine Einwände erhoben und es wurden auch keine kritischen Fragen gestellt.

Genau deshalb befasst sich MeetingSphere mit Compliance. Weil wir Meetings zu unserer Angelegenheit gemacht haben.

Speak no evil - see no evil - hear no evil

Meetings sind der Ort und der Anlass, zu dem Menschen interagieren und als Organisation handeln. Meetings sind wichtig. An Meetings muss allerdings etwas sehr faul sein, wenn Widerspruch nicht erhoben wird und auch keine Fragen gestellt werden, während Dinge angeschoben werden, die in Skandal und Desaster enden. Wenn Meetings sogar dazu genutzt werden können, um eine Art Schweigegelübde durchzusetzen, in dessen Schutz sich die Fäulnis jahrelang ausbreiten kann, dann hat sich ihr Zweck ins Gegenteil verkehrt.

Nach einer kurzen Erörterung wie Korruption sich ausbreitet, erklärt diese Webseite wie MeetingSphere Menschen in die Lage versetzt, sich nicht korrumpieren zu lassen und die Integrität der Organisation zu wahren: Einspruch zu erheben. Unbequeme Fragen zu stellen. Zu Protokoll und rechtzeitig, bevor die Dinge auf die schiefe Bahn geraten (zur Lösung).

Korruption korrumpiert

Für Korruption gilt der Fluch der bösen Tat. Wenn sie einmal eingesetzt hat, breitet sie sich aus. An dieser Stelle sind zwei Mechanismen betrachtenswert, wie die Fäulnis fortschreitet.

Once it has take hold, corruption spreads

Mitgegangen, mitgefangen …

Anfangs erscheinen ‘Abkürzungen’ meist als nicht weiter schlimm. Sicher gibt es eine ganz harmlose Erklärung. Einmal ist keinmal. Es gibt schließlich eine Aufsicht. Vorgesetzte. Erfahrenere Kollegen. Es kann ja wohl nicht an mir sein, hier Ärger zu machen. Nur, wenn es wieder und wieder geschieht, und sich die Schlussfolgerungen aufdrängen, bin ich schon kompromittiert: Ich hätte schon früher den Mund aufmachen müssen. Warum eigentlich habe ich das nicht getan? Andererseits, das geht ja nun schon eine Weile so. Warum also jetzt auf einmal für Unruhe sorgen? Keine Hektik. In Ruhe nachdenken. Ruhe ist die erste Bürgerpflicht. Dazu kommt, der Chef spielt mit. An wen also wenden? An die Chefin des Chefs schreiben? Einen Gesprächstermin vereinbaren? Mit welcher Begründung? Was, wenn sie mich fragt, ob ich 100% sicher bin? Was meine Beweise sind? Was, wenn sie meinen Chef anspricht?

Alles nicht so einfach. Gut, dass Wochenende ist.

Natürlich gibt es subtile Variationen. Man muss gar nicht selbst zu lange geschwiegen haben. Es können die Kollegen sein. Alles gute Leute. Aber, während ich mir als frisch dazu Gekommener den Kopf zerbreche, was zu tun ist, haben die der Sache schon lange zugesehen. Wenn ich jetzt den Mund aufmache, sind die alle mit dran. Möglicherweise richtet eine Meldung jetzt ohnehin mehr Schaden an, als wenn ich die Sache laufen lasse. Es ist ja nicht grad so, als wenn wir hier jemanden umbringen.

Vielleicht sollte ich mich versetzen lassen? Da muss mir nur noch eine passende Begründung einfallen.

Und dann landet etwas auf Ihrem Schreibtisch und Sie müssen sich entscheiden, ob Sie jetzt doch plötzlich Meldung machen oder einfach den geforderten Haken setzen oder Ihre Unterschrift leisten. Und das war’s. Willkommen im ‘Team’.

Soziale Kontrolle in Meetings

Wenige haben die Nerven, Kollegen schriftlich anzuzeigen, oder Termine mit höheren Vorgesetzten zu vereinbaren, um die Kollegen dort anzuschwärzen. Wie steht es dann um Meetings? In Meetings kommen relevante Sachverhalte immer wieder auf den Tisch. Da müsste sich doch die Gelegenheit bieten, Einwände vorzutragen oder scheinbar unschuldige Fragen zu stellen?

Nun, in der Realität, wie Meetings nun mal sind, wohl eher nicht. In Meetings herrschen starke soziale Kräfte, durch die sich Menschen daran gehindert fühlen, den Mund auf zu machen. Dieselben Faktoren hindern andere daran, denen zur Seite zu springen, die die Dinge beim Namen nennen. Es ist deutlich einfacher, den Blick auf die Tischplatte zu senken.

Wie an anderer Stelle im Einzelnen erörtert (mehr), fühlen sich viele Menschen schon in ganz normalen, alltäglichen Meetings, in denen es persönlich um nicht viel geht, gehemmt. Sie haben Schwierigkeiten damit, mitzuteilen was sie wirklich denken und wissen. Sie haben auch Probleme damit, unvoreingenommen zu bleiben und wirklich zuzuhören, wenn die falsche Person etwas sagt, das sie nicht hören wollen.

Soziale Kontrolle in Meetings kann Themen unterdrücken

Diese eher subjektiven Hemmnisse werden zu handfesten Barrieren, wenn der Einsatz hoch und Geheimes im Spiel ist. Wenn Nicht-Mitspielen tatsächlich höchstpersönliche Konsequenzen haben kann. Wenn jemand, der die falsche Frage stellt, damit rechnen muss, einfach abzuprallen, etwa „Das gehört nicht hierher. Falls es Sie wirklich interessiert, machen Sie einen Termin mit meinem Vorzimmer.” Oder ihm sofort die Schuld für Konsequenzen zugeschoben wird, etwa „Wollen Sie wirklich die Verantwortung dafür tragen, dass Ihre Kollegen ihre Jobs verlieren?” oder „Die Prüfer sagen, dass alles in Ordnung ist. Und jetzt kommen SIE und behaupten das sei nicht so?” oder vielleicht „Keinem von uns gefällt die Sache und keiner hier hat damit angefangen. Und jetzt wollen Sie, dass wir die Suppe auslöffeln? Ich dachte, Sie haben auch Kinder im Studium?”

Die Wirklichkeit ist natürlich subtiler. Solche Dinge müssen nicht ausgesprochen werden. Sie werden auch so verstanden, und zwar von allen am Tisch. Erwarten Sie nicht, dass jemand mit „Ja!“ antwortet auf Fragen wie, „Meyer, halten Sie uns auch alle für Verbrecher?”, gefolgt von, „Schmidt, wie steht es mit Ihnen?” und „Sonst jemand?”. Auch diese Fragen müssen nicht gestellt werden. Kopfkino reicht.

Selbst wenn Einwände erhoben werden, gibt es gewöhnlich Wege, sie aus dem Protokoll zu halten. Der Leiter des Meetings sagt einfach etwas wie „Schulz, das brauchen Sie nicht mitschreiben”, um den Einwände erhebenden Teilnehmer in die Bredouille zu bringen. Dieser muss nun erneut eskalieren und sich zum Buhmann machen, indem er darauf besteht, dass haarklein mitgeschrieben wird. Womit geklärt wäre, wer hier eine offene Diskussion unter Erwachsenen verhindert. 

Klingt alles weit hergeholt? Wer Belege sucht, braucht sich nur etwas näher mit einem der Skandale der jüngsten Zeit zu befassen. Da gab es hunderte relevanter Meetings, in deren Mitschriften sich nichts Kritisches findet.

Whistleblower as hero

Whistleblowing

In den vergangenen Jahren gab es eine ganze Reihe spektakulärer Fälle von Whistleblowing. Es wurden Gesetze erlassen, die legitime Whistleblower schützen sollen, nicht zuletzt durch die Gewährung von Anonymität. Es haben auch reichlich Fälle Schlagzeilen gemacht, bei denen Aufsichtsbehörden und Staatsanwaltschaft eingeschritten sind, bevor von innen Alarm geschlagen wurde.

Die meisten Menschen sind sich im Grundsatz einig, dass Whistleblowing eine gute Sache ist, weil es Machenschaften beendet und zusätzliche Schäden vermeidet, die bis zum Einschreiten der Polizei noch eingetreten wären. Allerdings haben die Menschen meist eine differenziertere Meinung, wenn es um ihren Nahbereich geht. Die meisten würden

  • ihren Kindern davon abraten, Whistleblowerin oder Whistleblower zu werden 
  • es vorziehen, wenn nicht ausgerechnet jetzt auf diese Weise Unruhe gestiftet würde. Macht der Skandal nicht alles nur viel schlimmer?
  • nur ungern mit jemandem zusammenarbeiten, der seine Kollegen verpfeift

Reichlich Ambivalenzen und jede Menge aufrichtiger Leute, die instinktiv bereit sind, dem Überbringer schlechter Nachrichten die Schuld zuzuweisen.

Kein Wunder, dass es oft Jahre dauert und sich erheblicher Druck aufbauen muss, bis sich jemand findet, der die Situation so unerträglich findet, dass er Alarm schlägt. Wenn es soweit ist, ist der Schaden oft bereits riesengroß. Und es ist wahr: Der Skandal fügt weiteren Schaden hinzu.

Whistleblower as villain

Korruption im Ansatz bekämpfen mit MeetingSphere

Whistleblowing kommt zu spät, um mehr zu sein als ein letztes Notventil. Es mag den Schaden begrenzen. Aber es ist keine Lösung, um die Integrität zu bewahren und Compliance sicherzustellen.

Compliance verlangt nach Mechanismen, die eingreifen, sobald Regelverletzungen ernsthaft erwogen und verabredet werden, möglichst noch bevor das Handeln den Pfad des Zulässigen verlässt. Unmittelbares Eingreifen ist essentiell, weil Korrekturen umso schwerer werden, je weiter die Korruption vorangeschritten ist. 

MeetingSphere preserves integrity

Bei der Suche nach Interventionspunkten fallen Meetings sofort ins Auge. In Organisationen geschieht wenig, das nicht in Meetings diskutiert, vereinbart und überprüft wird. Wenn die Teilnehmer dieser Meetings, Korruption schon in der Entstehung oder im Frühstadium benennen könnten, könnte sich der Mantel des Schweigens nicht über die Dinge legen. Der Teufelskreis der fortschreitenden Korrumpierung käme nicht in Gang oder würde früh durchbrochen, die Integrität wiederhergestellt. Konzeptionell ist das geradezu trivial: Wenn es kein Heldentum erfordert, werden sich genug Menschen finden, die Stellung nehmen und die Dinge beim Namen nennen. Andere werden Tatsachen bestätigen. Wenn das Ganze dann auch protokolliert wird, ist die Immunisierung ziemlich wirksam.

Glücklicherweise bietet MeetingSphere gleich alle drei hier notwendigen Interventionen:

  1. Meeting-Teilnehmer können frei sagen was sie denken
  2. Gruppen können Sachverhalte bestätigen
  3. Die Dokumentation ist automatisch und wortgetreu

Noch besser ist, dass MeetingSphere den Durchführenden und Teilnehmern von Meetings keine zusätzlichen Lasten auferlegt, nur um der Compliance Genüge zu tun. MeetingSphere macht vielmehr allen das Leben leichter. Es macht sich schnell bezahlt durch höhere Produktivität und bessere Ergebnisse. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist Compliance nur ein willkommener Nebeneffekt.

Schon aus Gründen der Produktivität stellen Organisationen für alle häufigen und wichtigen Meeting-Arten Vorlagen bereit. Mit diesen Vorlagen können Organisationen auch sicherstellen, dass notwendige Fragen gestellt werden.

Intervention 1: Die Menschen den Mund aufmachen lassen

Die Verwendung von MeetingSphere erleichtert den Teilnehmern von Meetings zu sagen, was sie (wirklich) denken, und zwar in mehrfacher Weise:

  • Alle können beitragen, wenn sie etwas zu sagen haben 
    Mit MeetingSphere muss niemand darauf warten, an die Reihe zu kommen, um etwas sagen zu dürfen (mehr). Anders als in einem konventionellen Meeting ist es unmöglich, Teilnehmer einfach auszubremsen, indem man sie übersieht bis das (heikle) Thema gewechselt hat.
  • Anonymität lässt die Menschen die Dinge beim Namen nennen
    Aus vielen Gründen (mehr) gewähren MeetingSphere-Arbeitsbereiche Anonymität per Voreinstellung. Diese Anonymität wird uneingeschränkt auch auf Systemebene durchgesetzt und von den Teilnehmern instinktiv als vertrauenswürdig angenommen. Sie bewirkt, dass ‘heiße Eisen’, unbequeme Ideen, Fakten, Meinungen direkt mitgeteilt und Fragen gestellt werden. Anonymität erlaubt den Teilnehmern zudem, das Mitgeteilte ohne Ansehen der Person zu beurteilen und ohne zu zögern mit Fragen, Argumenten oder Fakten zu antworten.
  • Priorisierung durch die Gruppe 
    Mit MeetingSphere können Gruppen ausdrücken was sie für diskussionswürdig halten. Das kann formlos geschehen durch (anonyme) Markierung mit Klebepunkten oder durch förmlichere (anonyme) Abstimmungen. Integre Leiter von Meetings begrüßen diese Möglichkeiten, die Relevanz und Produktivität ihrer Meetings zu erhöhen. Sie machen es auch schwerer, Themen willkürlich vorzugeben und Inopportunes zu umschiffen.
Anonymity fördert die Bereitschaft sich mitzuteilen und zuzuhören
Yes, this the case
No, not the case

Intervention 2: Bestätigung von Sachverhalten durch die Gruppe

Nicht jedes angeblich heiße Eisen ist wirklich heiß oder wahr und die wenigsten Meetings dauern lange genug, als dass man auch Abwegigem nachgehen könnte oder gar sollte. In konventionellen Meetings ist das problematisch: Wenn Sie anfangen, über die Abwegigkeit zu diskutieren, verschwenden Sie bereits kostbare Zeit. Zudem, wie oben gezeigt, ist es in konventionellen Meetings schwer, eine Bestätigung für unangenehme Sachverhalte zu erhalten. Andererseits, wenn Sie heiße Eisen einfach vom Tisch wischen, dann handeln Sie exakt wie jemand, der tatsächlich etwas zu verbergen hat.

Glücklicherweise bietet MeetingSphere gleich mehrere Möglichkeiten, wie Gruppen verifizieren und bestätigen können, was wirklich Sache ist.

  • Abstimmen über Fakten und Meinungen 
    Beliebige Listen von Abstimmungsgegenständen können nach beliebigen Kriterien bewertet werden (mehr), etwa ‘Wichtigkeit’ oder ‘Relevanz’ oder ganz einfach ‘Ist der Fall’. Gruppen verstehen instinktiv, dass etwas das nicht wahr ist, auch nicht wichtig sein kann. Selbstverständlich kann auf diesen Zusammenhang auch explizit hingewiesen werden.
  • Markierung von Beiträgen, die der Substantiierung bedürfen 
    Teilnehmer können etwa die Beiträge zu einer Diskussion markieren z.B. als ‘Fakt’, ‘Unwahr’ und ‘Mehr Info nötig’.
  • Direktes Kommentieren und Hinterfragen 
    Die unmittelbarste Möglichkeit, eine Meinung oder einen angeblichen Sachverhalt zu bestätigen oder zu hinterfragen ist die direkte Kommentierung. Mit der Möglichkeit Beiträge jederzeit anonym zu kommentieren lassen nur wenige Gruppen Lügen, Halbwahrheiten aber auch unangenehme oder überraschende Fakten unhinterfragt und unkommentiert.

Intervention 3: Dokumentation des Gesagten

Alle MeetingSphere Arbeitsbereiche (mehr zu Arbeitsbereichen) sind selbstdokumentierend.

Selbstdokumentierend bedeutet, dass die Anweisungen des Leiters und die Beiträge der Teilnehmer automatisch, vollständig und wörtlich im Meeting-Protokoll (Word) enthalten sind (mehr zum Word-Protokoll).

MEHR ZUR DOKUMENTATION VON MEETINGS

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