Produktivität

Wenn es reicht, dass einige reden, während der Rest zuhört und sich Folien anschaut, dann ist eine traditionelle Webkonferenz wahrscheinlich in Ordnung. Um sich persönlich kennenzulernen, sollten Sie sich wahrscheinlich persönlich treffen, vielleicht zum Essen.

Wenn Sie in einem Meeting allerdings miteinander arbeiten wollen, führt kein Weg an MeetingSphere vorbei. MeetingSphere ist eine skalierbare Meeting-Umgebung der nächsten Generation für intensive Zusammenarbeit im Meeting und zügige, belastbare Ergebnisse.

Anders als klassische Webkonferenzen, die auch nach 25 Jahren der traditionellen Konferenzschaltung mit Bildschirmübertragung wenig hinzugefügt haben, bietet MeetingSphere zusätzlich eine Reihe kollaborativer Arbeitsbereiche. Dadurch werden Ergebnisse in der verfügbaren Zeit möglich.

Unproduktive Meetings sind eine Zumutung

Selbst in einer ‚guten‘ Webkonferenz gelingt den Teilnehmern selten mehr, als über die Arbeit zu sprechen. Die Anbieter von Webkonferenzen scheint das nicht zu stören, kümmern sie sich doch erstaunlich wenig darum, was eigentlich in den Konferenzen geschieht.

Geradezu so, als würden Konferenzen noch nach Zeit abgerechnet – je länger desto besser.

MeetingSphere sieht das anders: Die Zeit von Menschen sollte nicht in trägen, oft ergebnislosen Webkonferenzen verschwendet werden. Insbesondere dann nicht, wenn es sich um Menschen mit Einfluss, Fähigkeiten und Wissen handelt. Diese Menschen sollten auch nicht Reisen müssen, nur um einige Stunden produktiv miteinander zu arbeiten.

Viele Betroffene sehen das übrigens genauso und finden Gründe, warum eine Teilnahme diesmal leider nicht möglich ist.

Erfolgsfaktoren für produktive Meetings

Die notwendigen ‚Zutaten‘ für produktive Meetings sind eigentlich bekannt. Man sorge für

Teilnahme der relevanten Personen
Zielgerichtetes Vorgehen
Teilnehmer müssen zu Wort kommen
Freie Mitteilung und Unvoreingenommenheit
Konzentration auf das Wesentliche
Dokumentation

Wenn viele Meetings dennoch zu wünschen übrig lassen, liegt es also nicht an fehlendem Wissen, was gegeben sein müsste. Es liegt wohl auch nicht an fehlendem Wollen, sondern daran, dass die praktische Umsetzung dieser Erkenntnis alles andere als trivial ist. Die nachfolgenden Abschnitte beschreiben näher, woran das liegt und wie MeetingSphere die Produktivität von Meetings unterstützt.

Erfolgsfaktor 1: Teilnahme der relevanten Personen

Dass die Qualität eines Meetings von der Qualität der Teilnehmer abhängt, ist nicht weiter erklärungsbedürftig: Wenn es etwa darum geht, einflussreiche Stakeholder beteiligen, ist die Erscheinen von deren Vertretern nur eingeschränkt hilfreich. Wenn Sie Experten brauchen, um gemeinsam eine harte Nuss zu knacken oder auszuloten, was möglich ist, dann genügt es eher selten, wenn stattdessen deren Praktikanten auftauchen.

Allerdings wirkt hier der Fluch niedriger Erwartungen. Verschwendete Zeit bleibt Zeitverschwendung, auch ohne Anreise. Mindestens so einfach wie die Teilnahme an einer Webkonferenz ist es, sich stillschweigend wieder auszuklinken. Leute, die zwar pro forma teilnehmen, aber nur, um sich dann ihrer Email zu widmen, helfen Ihnen vermutlich auch nicht wirklich weiter.

Online allein genügt nicht. Wenn Ihr Erfolg davon abhängt, dass sich die richtigen Leute nicht nur blicken lassen, sondern sich wirklich beteiligen, dann sollten sie ihnen Anlass zur Hoffnung geben. Zur Hoffnung, dass diese Webkonferenz anders und die Teilnahme wert sein wird. Zur Hoffnung, dass alle Voraussetzungen für ein produktives Meeting gegeben sind.

Erfolgsfaktor 2: Zielgerichtetes Vorgehen

Spontanität ist großartig. Aber wenn Sie mit einer Gruppe ein Ziel erreichen wollen, dann ist es meist sinnvoll, sich eine Vorgehensweise zu überlegen, mit der Sie das Ziel in der vorhandenen Zeit erreichen können.

Wenn Sie, zum Beispiel, ein Problem haben und am Ende des Meetings über eine Auswahl umsetzbarer Lösungsmöglichkeiten verfügen wollen, dann könnten Sie (A) Ihre Sicht des Problems in einer Präsentation darstellen, (B) mögliche Lösungen brainstormen, (C) die vielversprechendsten (wirksamsten) Lösungen identifizieren und diese (D) hinsichtlich ihrer Machbarkeit, Voraussetzungen und möglicher Risiken diskutieren.

MeetingSphere unterstützt eine solche Vorgehensweisen durch aufgabenspezifische Arbeitsbereiche: Mit ‚Präsentation‘ übermitteln Sie Informationen und erhalten Feedback. ‚Brainstorm‘ dient der der Ermittlung des Möglichen (Ideen, Fakten, Meinungen, was auch immer). In ‚Abstimmungen‘ bewerten Sie Gegenstände nach einem oder mehreren Kriterien. ‚Diskussion‘ dient der Durchdringung von Sachverhalten und der Herausbildung von Konsens.

Im MeetingSphere ‚Agenda Cockpit‘ werden Arbeitsbereiche je nach Vorgehensweise angeordnet. MeetingSphere unterstützt sogar bei der Formulierung passender Frage- und Aufgabestellungen.

MEHR ZU MEETINGSPHERE ARBEITSBEREICHEN

Erfolgsfaktor 3: Teilnehmer müssen zu Wort kommen

Die Notwendigkeit, Rednerlisten zu führen, sagt eigentlich alles. Ohne solche Listen kommen in größeren Meetings nur Leute mit Ellenbogen oder dem nötigen Dienstgrad zu Wort. Mit Rednerliste weiß man wenigstens, dass man irgendwann an die Reihe kommt. Man kann aber auch nicht übersehen, dass man anschließend wieder für eine ganze Weile abgemeldet ist.

Ein Verfahren, bei dem alle Teilnehmer passiv geschaltet werden, sobald ein Teilnehmer sich mitteilt, ist grob verschwenderisch. Es wird nur ertragen, weil es schon immer so war, getreu dem Motto „Wir können alle gemeinsam singen, aber reden kann immer nur einer.“
MeetingSphere macht Schluss mit diesem Unsinn: Alle können jederzeit beitragen, wenn sie etwas zu sagen oder zu fragen haben.

MEHR ZUR BETEILIGUNG IN MEETINGS

Erfolgsfaktor 4: Freie Mitteilung und Unvoreingenommenheit

Nach aller Erfahrung helfen Diskussionen, in denen die Teilnehmer mit ihren Ansichten zurückhalten oder die Dinge beschönigen, nur selten weiter. Gleiches gilt für Diskussionen, in denen es mehr darum geht, wer etwas sagt als was mitgeteilt wurde. Solange in solchen Diskussionen nur Zeit verschwendet wird, geht es noch glimpflich ab. Unangenehmere Konsequenzen hat es, wenn solche Diskussionen zum Nennwert genommen und zur Grundlage von Entscheidungen werden.

Auch hier greift MeetingSphere ein, und zwar durch Gewährung von Anonymität. Anonym lassen sich die Dinge beim Namen nennen. Anonym lässt sich Mitgeteiltes sachlich, ohne Ansehen der Person beurteilen. Wenn Teilnehmer sagen, was sie denken und wissen und unvoreingenommen zuhören, was da gesagt wird, steigen die Chancen auf einen fruchtbaren und zielführenden Gedankenaustausch.

MEHR ZUR WIRKUNG VON ANONYMITÄT

Die Sorge ist begründet. Ohne eine wirksame, einfache und schnelle Möglichkeit festzustellen, was Vorrang hat, können Themen nur subjektiv ausgewählt werden, etwa getreu dem Motto, „Ich bin hier der Erfahrenste am Tisch. Idee X erscheint mir vielversprechend und ich kann dazu auch etwas beisteuern. Also, warum fangen wir nicht mit dieser Idee an?“ Diese vielgeübte Vorgehensweise wäre nicht weiter bedenklich, wenn die Zeit in Meetings nicht begrenzt wäre. In der Realität bedeutet willkürliche Priorisierung jedoch häufig, dass die wirklich wichtigen, zielführenden Themen undiskutiert bleiben. Bei willkürlicher Themenwahl schalten zudem viele Teilnehmer ab, und zwar zuerst die, die etwas im Kopf haben und denen nicht egal ist, wozu sie im Meeting sitzen.

MEHR ZUR ERMITTLUNG VON PRIORITÄTEN

Erfolgsfaktor 6: Protokollierung der Ergebnisse und des Diskussionsverlaufs

Ein Protokoll sollte zügig vorliegen und zumindest die Beschlüsse und Arbeitsaufträge beinhalten. Protokolle sind noch deutlich nützlicher, wenn sie erkennen lassen, was besprochen wurde und warum Entscheidungen so und nicht anders ausgefallen sind. Das spart Zeit, wenn Dinge später aufgewärmt und erneut vorgetragen werden. Ein gutes Protokoll setzt solchem Aufwärmen etwas entgegen im Sinne von „Danke. Dieser Sachverhalt wurde damals ausführlich diskutiert. Was ist jetzt wirklich neu an diesem Argument?“

Leider sind gute Protokolle eine Kunst. Die Kunst des Weglassens ist unweigerlich politisch: Wenn ich Müllers Argument nenne, muss ich auch Meyers Entgegnung berücksichtigen. Was ist dann mit Schmidts Stützungsargument, das subtil abwich? Die Vertreter von F&E haben nicht viel neues geboten, aber ich kann eine solche Abteilung nicht einfach weglassen, oder? Schwierig. Vielleicht eine Nacht drüber schlafen? Einfach den ganzen Verlauf wiedergeben? Das gibt meine Mitschrift nicht her und ‚interpolieren‘ ist vielleicht keine so gute Idee …

Mit solchen Überlegungen werden Stunden verschwendet und das Protokoll verspätet sich. Oder aber Protokolle werden zur bloßen Pflichtübung; ohne Aussagekraft, mehr so zum Abheften.

Mit MeetingSphere lassen sich die Anforderungen an ein gutes Protokoll einfach erfüllen:

Alle MeetingSphere-Arbeitsbereiche sind selbstdokumentierend
Das Protokoll ist wortgenau und dabei einfach zu handhaben
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